Kali ini kita akan membahas risiko email dan online, catatan Singkat ini menyoroti risiko yang dihadapi bisnis dan karyawan Anda saat menggunakan internet atau mengirim email.
Artikel ini juga memberikan beberapa saran praktis tentang cara mengatasi atau meminimalkan risiko tersebut sehingga terhindar dari ancamannya.
Risiko email dan online merupakan ancaman yang kita hadapi dalam kehidupan digital sehari-hari, risiko yang hampir tidak mungkin untuk dihindari.
Hanya pemahaman yang baik atas risiko tersebut yang akan membantu dalam mengatasinya dan cara terbaik untuk tetap aman, sebagai berikut.
Risiko Reputasi
Informasi yang ditulis di internet atau email dapat sangat merusak reputasi bisnis Anda dan reputasi masing-masing karyawan. Karyawan Anda bisa kehilangan pekerjaan, dituntut atau menghadapi tuntutan pidana dan bisnis Anda bisa dituntut atau didenda.
Berhenti dan Berpikir Sebelum Mengklik
Menulis sesuatu di internet atau email sama persis dengan menulis di kertas dan, karena kurangnya kendali atas siapa yang pada akhirnya akan melihatnya, terkadang lebih buruk. Bisnis Anda tidak dapat mengontrol apa yang dilakukan penerima dengan email.
- Informasi yang tidak pantas yang ditulis secara online atau melalui email dapat menimbulkan dampak finansial yang parah bagi bisnis Anda. Hal ini juga dapat menimbulkan masalah pribadi dan disiplin yang serius bagi masing-masing karyawan.
- Bahkan jika karyawan Anda mengirim email atau menggunakan media sosial di waktu luang mereka, mereka masih bisa mendapatkan masalah serius bagi diri mereka sendiri dan bisnis Anda.
Email dan Postingan Internet Dapat Digunakan dalam Proses Hukum
- Email dan postingan internet dapat digunakan untuk merugikan bisnis Anda dalam proses hukum atau penyelidikan peraturan lainnya dan Anda mungkin memiliki kewajiban hukum untuk mengungkapkannya kepada pihak lain, meskipun pihak tersebut tidak menyadarinya.
- Bisnis Anda tidak boleh menghapus email yang berkaitan dengan: suatu perselisihan hukum, penyelidikan atau, potensi perselisihan atau penyelidikan.
Sulit untuk Menghapus Email dan Postingan Online
Menghapus email atau postingan internet saja belum tentu menyelesaikan masalah. Peralatan TI forensik masih dapat menemukan pesan yang dianggap “dihapus”.
Jangan Menyakiti atau Menyebarkan Rumor
- Konten online atau email yang dapat dianggap cabul, rasis, seksis, intimidasi, atau menyakitkan tidak boleh diposkan atau dikirim. Bisnis Anda dapat dimintai pertanggungjawaban atas tindakan diskriminatif yang dilakukan oleh karyawan Anda.
- Jika ada komentar yang dibuat tentang karyawan lain secara online atau dalam email yang merupakan pelecehan, bisnis Anda dapat bertanggung jawab meskipun karyawan tersebut menggunakan peralatannya sendiri saat memberikan komentar tersebut.
- Membesar-besarkan atau membuat pernyataan yang salah atau tidak akurat tentang perusahaan atau orang lain secara online atau melalui email dapat menyebabkan bisnis Anda dituntut, meskipun email tersebut hanya dikirimkan ke satu orang.
Berhati-hatilah dengan Informasi Rahasia
- Jika memungkinkan, hindari mengirimkan informasi rahasia melalui email. Bisnis Anda harus meminta saran ahli keamanan siber tentang bagaimana informasi tersebut dapat dilindungi dengan sebaik-baiknya.
- Setiap email yang berisi informasi rahasia harus ditandai dengan jelas sebagai “rahasia”.
- Jika bisnis Anda menerima email yang berisi materi “berbahaya” (misalnya, rahasia dagang perusahaan lain), Anda harus segera meminta saran ahli keamanan siber..
Jangan Membuat Kontrak karena Kesalahan
- Kontrak yang mengikat secara hukum dapat dilakukan dengan pertukaran email sederhana.
- Bisnis Anda harus menjelaskan jika tidak bermaksud terikat dengan apa yang dikomunikasikan melalui email.
Menyalin Karya Orang Lain
- Karya orang lain tidak boleh digunakan dalam email atau postingan online kecuali:
- bisnis Anda memiliki izin dari penulis asli atau
- Anda tahu bahwa itu tidak dilindungi oleh hak cipta.
Jangan Mengirim atau Melihat Materi yang Menyinggung atau Tidak Dikenal
- Dorong karyawan Anda untuk memantau dengan cermat apa yang masuk ke kotak masuk mereka, terutama jika mereka tidak mengenali pengirimnya atau judul emailnya tampak aneh.
- Jika ada risiko email berisi virus, sebaiknya jangan dibuka dan departemen TI Anda harus segera dihubungi.
- Sadarkan karyawan Anda bahwa mereka dapat didisiplinkan atau bahkan dipecat karena meneruskan email yang tidak pantas atau mengakses situs web yang tidak pantas di tempat kerja. Dalam kasus yang parah, hal ini juga bisa menjadi tindak pidana.
Hindari Penggunaan yang Tidak Produktif
- Sebagian besar bisnis mengizinkan penggunaan internet pribadi dan email ringan selama tidak mengganggu tugas karyawannya. Namun, Anda harus memastikan karyawan Anda menyadari bahwa penggunaan internet dan email yang berlebihan dan tidak produktif di tempat kerja dapat dianggap sebagai pelanggaran berat sehingga mereka dapat dipecat.
- Email sering kali hanya membuang-buang waktu. Dorong karyawan Anda untuk berpikir hati-hati sebelum menyalin email seseorang, terutama jika ada rantai email yang panjang yang dilampirkan.
Baca lainnya:
- Memahami Keamanan Siber
- Serangan Phising Kredensial
- Hacker Buru Pengguna Zimbra
- Perusahaan Indonesia Host RaaS Paling Berbahaya di Dunia
- Lawas Salah Satu Dasar Kerentanan
- Subyek Umum dalam Phising
- Remote Access Phising
- Ajang Pengelabuan Saat Berlibur
- Pengelabuan Eksploitasi TLD
Sumber berita: